Excel ড্যাশবোর্ড তৈরি করার জন্য Data Preparation একটি অত্যন্ত গুরুত্বপূর্ণ পদক্ষেপ। সঠিকভাবে ডেটা প্রস্তুত না করলে ড্যাশবোর্ড সঠিক এবং কার্যকরভাবে কাজ করবে না। এখানে, আমরা আলোচনা করব কিভাবে ড্যাশবোর্ড তৈরির জন্য ডেটা সঠিকভাবে প্রস্তুত করা যায়, যাতে ড্যাশবোর্ড থেকে উপযুক্ত রিপোর্ট এবং বিশ্লেষণ পাওয়া যায়।

ডেটার সঠিক গঠন

1. ডেটা স্ট্রাকচার নির্ধারণ:
   • ডেটার শিটটি পরিষ্কার এবং সুশৃঙ্খলভাবে সাজানো হওয়া উচিত। ড্যাশবোর্ডের জন্য ডেটা প্রস্তুতির প্রথম ধাপ হলো সঠিকভাবে রো এবং কলাম নির্ধারণ করা।
   • নিশ্চিত করুন যে:
     • কলামের নাম স্পষ্ট এবং বোধগম্য (যেমন: "Sales Date", "Region", "Product", "Amount" ইত্যাদি)।
     • সমস্ত ডেটা একই ধরনের ফরম্যাটে (যেমন, সংখ্যা, তারিখ) সঞ্চিত।
2. এন্ট্রি সঠিকতা:
   • ডেটা এন্ট্রি করার সময়, ত্রুটি বা অসম্পূর্ণ তথ্য এড়াতে ডেটা যাচাই করুন। ভুল তথ্য বা অসম্পূর্ণ রেকর্ড ড্যাশবোর্ডের বিশ্লেষণকে প্রভাবিত করবে।
   • Data Validation ব্যবহার করে ডেটা ইনপুট চেক করুন।

ডেটার পরিষ্কারকরণ

1. অপ্রয়োজনীয় কলাম এবং সারি মুছে ফেলা:
   • ডেটা থেকে অপ্রয়োজনীয় কলাম বা সারি সরান যাতে ড্যাশবোর্ডের জন্য প্রয়োজনীয় তথ্যেই মনোযোগ দেওয়া যায়।
   • উদাহরণস্বরূপ, অপ্রয়োজনীয় মন্তব্য, মন্তব্য কলাম বা পুরানো ডেটা মুছে ফেলুন।
2. ডুপ্লিকেট রেকর্ড মুছে ফেলা:
   • ডেটাতে Duplicate চেক করুন এবং অবাঞ্ছিত ডুপ্লিকেট রেকর্ডগুলো সরান। এটি নিশ্চিত করবে যে আপনার ড্যাশবোর্ডে একাধিক বার একই তথ্য প্রদর্শিত হবে না।
   • Data ট্যাব থেকে Remove Duplicates অপশন ব্যবহার করতে পারেন।
3. ফাঁকা সেল পূর্ণ করা:
   • ফাঁকা সেলগুলোর মান পূর্ণ করার জন্য কিছু নির্দিষ্ট কৌশল ব্যবহার করুন। প্রয়োজনে Fill ফিচার ব্যবহার করে সেলগুলিতে উপযুক্ত মান পূর্ণ করতে পারেন।

ডেটা ফরম্যাটিং

1. নির্দিষ্ট ফরম্যাটে সেলগুলি সাজান:
   • ডেটার ফরম্যাটিং অত্যন্ত গুরুত্বপূর্ণ, যেমন সংখ্যার জন্য Currency, তারিখের জন্য Date, এবং শতাংশের জন্য Percentage ফরম্যাট ব্যবহার করুন।
   • সেলগুলোর ফরম্যাট সঠিকভাবে নির্ধারণ করলে ড্যাশবোর্ডের তথ্য উপস্থাপন পরিষ্কার এবং বোধগম্য হবে।
2. Conditional Formatting ব্যবহার করুন:
   • ডেটা ভিজ্যুয়ালাইজেশনে সহায়তা করার জন্য Conditional Formatting ব্যবহার করুন। যেমন, গুরুত্বপূর্ণ মান হাইলাইট করা বা একটি নির্দিষ্ট পরিসীমার বাইরে মান থাকলে আলাদা রঙ ব্যবহার করা।

ডেটার সন্নিবেশ এবং সম্পর্ক স্থাপন

1. পিভট টেবিল তৈরি করা:
   • পিভট টেবিল ব্যবহার করে ডেটার সঠিক সন্নিবেশ করুন এবং আপনার ড্যাশবোর্ডের জন্য উপযুক্ত পরিসংখ্যান তৈরি করুন।
   • পিভট টেবিল আপনাকে বিভিন্ন দৃষ্টিকোণ থেকে ডেটা বিশ্লেষণ করতে সাহায্য করবে (যেমন, বিক্রয় অঞ্চলের ভিত্তিতে গড় বিক্রয়, সময়ের ভিত্তিতে বিক্রয় প্রবণতা ইত্যাদি)।
2. ডেটা সম্পর্ক স্থাপন (Data Relationships):
   • একাধিক টেবিলের মধ্যে সম্পর্ক তৈরি করতে Power Pivot ব্যবহার করুন। একাধিক টেবিলকে একত্রিত করে আপনি আরও জটিল বিশ্লেষণ করতে পারবেন, যেমন বিক্রয় এবং স্টক ডেটা একত্রিত করা।

ডেটা সংক্ষেপ এবং অর্গানাইজেশন

1. টেবিল তৈরি করুন:
   • ডেটার একটি নির্দিষ্ট কাঠামো তৈরি করতে Excel এর Table ফিচার ব্যবহার করুন। এটি ডেটাকে সহজে অনুসন্ধানযোগ্য এবং ব্যবস্থাপনাযোগ্য করে তোলে।
   • Structured References ব্যবহার করে আপনি টেবিলের মধ্যে ডেটা পরিচালনা এবং বিশ্লেষণ করতে পারেন।
2. ডেটা গ্রুপিং এবং সাবটোটাল:
   • একাধিক ডেটা গ্রুপ তৈরি করুন এবং প্রয়োজনীয় পরিসংখ্যান (যেমন, গড়, মোট, সর্বনিম্ন, সর্বোচ্চ) দেখানোর জন্য Subtotal ফিচার ব্যবহার করুন।

ডেটা প্রস্তুতির উদাহরণ

ধরা যাক, আপনার কাছে একটি বিক্রয় ডেটা আছে এবং আপনি একটি ড্যাশবোর্ড তৈরি করতে চান যেখানে বিক্রয় পরিমাণ, অঞ্চল, এবং পণ্য ক্যাটেগরি অনুযায়ী বিশ্লেষণ করতে হবে:

1. ডেটা স্ট্রাকচার:
   • সেলগুলো সঠিকভাবে সাজান:
     • Date (তারিখ), Region (অঞ্চল), Product Category (পণ্য বিভাগ), Sales Amount (বিক্রয় পরিমাণ), Quantity Sold (বিক্রয়কৃত পরিমাণ)।
2. ডেটা পরিষ্কারকরণ:
   • ফাঁকা সেলগুলো পূর্ণ করুন (যেমন, বিক্রয় পরিমাণে ফাঁকা সেল থাকলে শূন্য পূর্ণ করুন)।
   • ডুপ্লিকেট রেকর্ড মুছে ফেলুন এবং একটি নির্দিষ্ট তারিখের বিক্রয় ডেটা নিশ্চিত করুন।
3. ফরম্যাটিং:
   • Sales Amount এর জন্য Currency ফরম্যাট ব্যবহার করুন।
   • Date ফরম্যাটে তারিখের ধরন সঠিক করুন।
4. Pivot Table এবং Data Relationships:
   • Pivot Table তৈরি করে বিক্রয় পরিমাণ, পণ্য ক্যাটেগরি এবং অঞ্চলের ভিত্তিতে তথ্য সংক্ষেপ করুন।
   • প্রয়োজনীয় ডেটা সম্পর্ক স্থাপন করুন।

সারাংশ

ড্যাশবোর্ডের জন্য সঠিকভাবে ডেটা প্রস্তুত করা অত্যন্ত গুরুত্বপূর্ণ, কারণ এটি ড্যাশবোর্ডের সঠিক এবং কার্যকর বিশ্লেষণ নিশ্চিত করে। ডেটার সঠিক কাঠামো, পরিষ্কারকরণ, ফরম্যাটিং, এবং সম্পর্ক স্থাপন ড্যাশবোর্ড তৈরি করার জন্য একটি শক্তিশালী ভিত্তি তৈরি করে। Excel-এর Pivot Table, Power Pivot, Conditional Formatting, এবং Data Validation এর মতো টুলস ব্যবহার করে আপনি আপনার ডেটা প্রক্রিয়া সহজ এবং কার্যকর করতে পারবেন।